Документирование управленческой деятельности

Задания для контрольной работы
и методические указания по ее выполнению

В соответствии с учебными планами студенты, обучающиеся по заочной форме обучения специальности 08502 «Экономика и управление на предприятии торговли», выполняют контрольную работу по курсу «Документирование управленческой деятельности».
Контрольная работа состоит из теоретического вопроса и практического задания. Ответ на теоретический вопрос дается в виде развернутого изложения материала по изученным литературным источникам (список рекомендуемой литературы приводится после заданий для контрольных работ). При цитировании материала из первоисточника обязательна ссылка на автора. Возможно использование информации, найденной в сети Интернет с помощью различных поисковых систем (Yandex, Rambler, AltaVista и др.), а также в справочно-правовых системах «Консультант Плюс», «Гарант» и др. К каждому вопросу дается пояснение, что следует отразить в ответе на него.
Практическое задание предполагает описание системы организации документационного обеспечения управленческой деятельности на предприятии.
Приступая к выполнению контрольной работы, следует внимательно ознакомиться с заданием, а также литературой, рекомендованной к изучению.
Контрольная работа излагается на стандартных листах формата А4 (через 1,5 межстрочный интервал, поля: 2 см – левое, 1 см – правое, 2 см – верхнее, 2 см – нижнее) с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 14 (для табличных материалов и схем – размером 12) редактора Word for Windows. Объем контрольной работы - 10–15 страниц.

ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ ВОПРОС
контрольной работы по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Раздел 1. Управленческие документы и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Вопрос 1. Документирование управленческой деятельности. Основные понятия (документ и информация, формуляр документа, юридическая сила документа, типология документов).
Определение понятия «документирование». Способы и средства документирования. Определение понятий «документ» и «информация». Роль и функции документа в управленческой деятельности. Формуляр документа. Юридическая сила документа (определение понятия, содержание и форма документа, обязанности органа управления или должностного лица, выпускающего документ). Классификация документов: по происхождению, по способу документирования, по отношению к аппарату управления (входящие, исходящие, внутренние), по количеству затронутых вопросов, по ограничению доступа, по способу изложения текста (индивидуальные, трафаретные, типовые), по степени подлинности, по срокам хранения, по назначению, по способу передачи документов и т.д.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
контрольной работы по дисциплине «Документирование управленческой деятельности

Организация работы с документами на ____________*.

При ответе на вопрос задача студента - описать систему документационного обеспечения управления (далее – «ДОУ») на выбранном им предприятии (* - наименование предприятия) и проанализировать ее соответствие требованиям, изученным в курсе «Документирование управленческой деятельности». Возможно создание собственной модели организации работы с документами на вновь создаваемом предприятии.

Разделы ответа:
1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).
3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.
4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.
5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).
6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).
7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).
8. Заключение (основные выводы и рекомендации )
Ответ на вопрос следует излагать кратко, желательно - с использованием таблиц, а по разделам 5-7 - в виде схем с указанием должностных лиц (руководитель организации, руководитель структурного подразделения, исполнитель - работник структурного подразделения, работник службы ДОУ), участвующих в работе с документом на отдельных этапах его прохождения в организации.
Литература

Основная:
1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления организацией на основе ГОСТ Р 6.30-2003): 100 экзаменационных ответов. Экспресс-справочник для студентов вузов. М.: ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. 336 с.
2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник для вузов /под общ. ред. проф. Кузнецовой Т.В.. М.: МЦФЭР, 2004. 544 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). – 5-е издание, испр. и дополн. – М: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007. – 528 с.
4. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности. Учебное пособие. М. Изд-во РГТЭУ. М, 2006. – 219 с..

Дополнительная:
1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
2. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
3. Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
4. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
5. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия. М.: Издательство стандартов, 1984.
6. ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. М.: Изд-во стандартов, 1987.
7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ИПК Издательство стандартов, 1998.
8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

9. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. N 332-ст). [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

10. ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 Системы менеджмента качества. Требования (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 15 августа 2001 г. № 333-ст, с изменениями от 7 июля 2003 г.). [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

11. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов, 2003.
12. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Госстандарт России, 1994.
13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. 74 с.
14. Основные правила работы архивов организаций М.: Росархив, 2002. 152 с.
15. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000. 107 с.
16. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Утвержден постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

17. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 года N 536. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

18. Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

19. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти. Утвержден постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30. [Электронный ресурс]. - http://www.garant.ru.

20. Басовская Е.Н. "Разрешите обратиться..." (выбор формы обращения в деловой переписке) // Делопроизводство. 2003 № 1. С. 24-27. С. 24.
21. Выбор миссии фирмы - первый шаг на пути к процветанию или банкротству // Официальный сайт консалтинговой фирмы «БИГ». [Электронный ресурс]. - http://www.big-group.ru/strategy/mission.htm. - Проверено 31.01.2005.

22. Гутгарц Р. Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. — М: ИНФРА-М, 2001. - 185 с.
23. Демушкин А.С. Принципиальные изменения в развитии понятия «информация» // Делопроизводство. 2004 № 3. С 63-66. С. 63
24. Дулина Н.Н., Кушнерук С.П. Варианты клише в текстах деловых писем //
Секретарское дело. 2003 № 6. С. 10-13.
25. Иритикова В.С. Оформление приказов по основной деятельности // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2003 № 10. [Электронный ресурс]. - http://www.delo-press.ru/documents-archives. Проверено 07.04 2005.

26. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 6-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 364 с.
27. Козак Н. Должностная инструкция в процессно-ориентированной организации // Управление компанией. 2001 № 5. [Электронный ресурс]. - http: //www.management.web-standart.net/article0$id!13201.htm. Проверено 25.04.2005
28. Кузнецов С.Л. Организация хранения документов в электронной форме // Делопроизводство. 2004 № 4. С. 47-50.
29. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие // Секретарское дело. 2004 № 8-9. С. 31-35.
30. Кузнецова Т.В. Материал и орудие письма // Секретарское дело. 2004 № 10. С. 11-16.
31. Ларин М.В. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001: Метод. Пособие/ М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. М., 2005. 110 с.
32. Митченко О.Ю. Международные стандарты ИСО в сфере информации и документации // Секретарское дело. 2005 № 2. С. 46-49.
33. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к документации в стандартах ИСО серии 9000 // Секретарское дело. 2004 № 12. С. 10-13.
34. Мосеев Р.Н. Деловая переписка со скоростью мысли // Секретарское дело. 2004 № 1. С. 18-22. С. 20.
35. Нефедов В. В. Корпоративная система электронного документооборота - первый шаг в создании системы менеджмента качества на предприятии // Международная практическая конференция "Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе", 10-11 апреля 2003 г. [Электронный ресурс]. http://www.gdm.ru/meropr/020403/book/100403o30.htm. Проверено 20.10.2005.

36. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. Проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перер. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592с. – (Серия «Высшее образование).
37. Пащенко В.Г. Языковые формулы в деловой переписке //
Секретарское дело. 2004 № 5. С. 9-18.
38. Пискарева С.В. Договор в кодексах Российской Федерации, гражданском, административно, трудовом // Секретарское дело. 2005 № 4. С. 23-27.
39. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. Пособие. – М. ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – 256с.
40. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. – М.: ИндексМедиа, 2006. – 240 с.
41. Рысков О.И. Управление документами электронной почты, (зарубежный опыт) // Секретарское дело. 2004 № 11. С. 42-45.
42. Рысков О.И. Управление ВЕБ-документами // Секретарское дело. 2004 № 7. С. 41-44,
43. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» // Официальный сайт компании «Электронные офисные системы». [Электронный ресурс]. - http://www.eos.ru. Проверено 05.12.2005.

44. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). – СПб.: Питер, 2006. – 240 с.
45. Стенюков М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству. – М.: "А-Приор", 2007. – 224 с.
46. Тихонов В. И. Нормативно-методические основы и проблемы организации электронного документооборота в организациях // Вторая международная практическая конференция "Электронный документооборот в управлении
бизнес-процессами", 18-19 октября 2004 г. [Электронный ресурс]. - http://www.gdm.ru/meropr/181004/book/tikhonov2.shtml, Проверено 20.10.2005

47. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов: проблемы, практика, рекомендации // Материалы Третьей Всероссийской практической конференции "Эффективный документооборот в органах государственного управления: от традиционного к электронному", 28 - 30 марта 2005 г. [Электронный ресурс]. - http://www. gdm.ru/meropr/280305/book/tikhonov.shtml. Проверено 30.08.2005.

48. Ульянцева С.Э. Речевое отражение конфликтной ситуации в письмах-претензиях и электронной переписке // Секретарское дело. 2004 № 2. С. 16-18
49. Управление корпоративным содержанием // Материалы «Документум Сервисиз СНГ» на Конференции-выставке по электронному документообороту и автоматизации управления «DOCFLOW 2005». М. 24 мая 2005. [Электронный ресурс]. - http://www.documentum.ru

50. Храмцовская Н.А. Проблемы долговременного хранения документов, подписанных электронно-цифровой подписью или ее аналогами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005 № 7. С. 13-28. С 27.
51. Храмцовская Н.А. Разработка регламента работы с электронной почтой // Делопроизодство и документооборот на предприятии. 2005 № 11. С. 54-67. С. 55.
52. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Велби, Изд-во Проспект, 2005. – 216 с.
53. Шенкман С.А. Документов должно быть так много, как это необходимо, и настолько мало, насколько это возможно // Секретарское дело. 2005 № 4. С. 46-51.
54. Янович М.В. Плеоназм и тавтология: «искоренить с корнем» // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005 № 6. С.46-47.